Seminar Collaboard Administration und Governance

Das Seminar vermittelt die strukturierte Administration von Mandanten, Benutzenden, Rollen, Spaces und Sicherheitsvorgaben. Governance-Regeln werden so aufgebaut, dass Betrieb, Nachvollziehbarkeit und standardisierte Zusammenarbeit dauerhaft gesichert sind.

Die Inhalte werden in 6 aufeinander aufbauenden Modulen erarbeitet. Jeder Themenblock verbindet fachliche Einordnung, konkrete Konfiguration oder Gestaltung, praktische Durchführung und dokumentierte Qualitätsprüfung. Als roter Faden dient ein realistisches Organisations- oder Teamszenario.

Inhaltsverzeichnis

1. Administrationsmodell und Verantwortlichkeiten
2. Benutzende, Gruppen und Berechtigungen
3. Spaces, Vorlagen und Lebenszyklen
4. Sicherheitsoptionen und Funktionsfreigaben
5. Monitoring, Support und Änderungsmanagement
6. Governance-Fallstudie
7. Praxisübungen und Qualitätssicherung
8. Arbeitsunterlagen

Lernziele

• die Anforderungen für administrationsmodell und verantwortlichkeiten strukturiert erfassen und in einen belastbaren Arbeitsablauf überführen
• benutzende, gruppen und berechtigungen zielgerichtet konfigurieren, gestalten oder moderieren
• monitoring, support und änderungsmanagement anhand fachlicher und technischer Kriterien prüfen
• Berechtigungen, Verantwortlichkeiten und Qualitätskriterien nachvollziehbar dokumentieren
• wiederverwendbare Standards, Vorlagen oder Betriebsabläufe aus den Übungsergebnissen ableiten
• typische Fehlerbilder erkennen, systematisch eingrenzen und geeignete Korrekturen umsetzen

Zielgruppe

Collaboard-Administratoren, IT-Verantwortliche, Governance-Verantwortliche, Service Owner und Supportteams

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in Collaboard sowie administrativer Zugriff auf eine Übungsumgebung

Seminarinhalte

Modul 1: Administrationsmodell und Verantwortlichkeiten

Betriebsziele, Rollen, Zuständigkeiten und Freigabewege werden in ein belastbares Administrationsmodell überführt. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht eine abgestimmte Rollen- und Verantwortungsmatrix.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Administrationsmodell und Verantwortlichkeiten“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Betriebsziele, Rollen, Zuständigkeiten und Freigabewege werden in ein belastbares Administrationsmodell überführt“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und eine abgestimmte Rollen- und Verantwortungsmatrix erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Modul 2: Benutzende, Gruppen und Berechtigungen

Konten, Gruppen, Rollen und abgestufte Zugriffsrechte werden konsistent eingerichtet und geprüft. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht ein getestetes Berechtigungskonzept.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Benutzende, Gruppen und Berechtigungen“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Konten, Gruppen, Rollen und abgestufte Zugriffsrechte werden konsistent eingerichtet und geprüft“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und ein getestetes Berechtigungskonzept erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Modul 3: Spaces, Vorlagen und Lebenszyklen

Arbeitsräume, Standardvorlagen, Namensregeln sowie Archivierungs- und Löschprozesse werden definiert. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht ein verwalteter Space mit Lebenszyklusregeln.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Spaces, Vorlagen und Lebenszyklen“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Arbeitsräume, Standardvorlagen, Namensregeln sowie Archivierungs- und Löschprozesse werden definiert“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und ein verwalteter Space mit Lebenszyklusregeln erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Modul 4: Sicherheitsoptionen und Funktionsfreigaben

Sicherheitsrelevante Optionen, Gastzugriffe und organisationsweite Funktionsfreigaben werden risikobasiert konfiguriert. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht eine dokumentierte Sicherheitsbaseline.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Sicherheitsoptionen und Funktionsfreigaben“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Sicherheitsrelevante Optionen, Gastzugriffe und organisationsweite Funktionsfreigaben werden risikobasiert konfiguriert“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und eine dokumentierte Sicherheitsbaseline erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Modul 5: Monitoring, Support und Änderungsmanagement

Betriebskennzahlen, Supportwege, Änderungsfreigaben und wiederkehrende Kontrollen werden zusammengeführt. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht ein operatives Betriebs- und Kontrollhandbuch.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Monitoring, Support und Änderungsmanagement“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Betriebskennzahlen, Supportwege, Änderungsfreigaben und wiederkehrende Kontrollen werden zusammengeführt“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und ein operatives Betriebs- und Kontrollhandbuch erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Modul 6: Governance-Fallstudie

Ein vollständiges Organisationsszenario wird von der Anforderung bis zur Abnahme umgesetzt. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht eine abgenommene Governance-Konfiguration.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Governance-Fallstudie“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Ein vollständiges Organisationsszenario wird von der Anforderung bis zur Abnahme umgesetzt“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und eine abgenommene Governance-Konfiguration erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Praxisübungen und Qualitätssicherung

• Eine abgestimmte rollen- und verantwortungsmatrix anhand einer vorgegebenen Aufgabenstellung erstellen, mit Prüfkriterien bewerten und gezielt verbessern.
• Ein getestetes berechtigungskonzept anhand einer vorgegebenen Aufgabenstellung erstellen, mit Prüfkriterien bewerten und gezielt verbessern.
• Ein verwalteter space mit lebenszyklusregeln anhand einer vorgegebenen Aufgabenstellung erstellen, mit Prüfkriterien bewerten und gezielt verbessern.
• Eine dokumentierte sicherheitsbaseline anhand einer vorgegebenen Aufgabenstellung erstellen, mit Prüfkriterien bewerten und gezielt verbessern.
• Ein operatives betriebs- und kontrollhandbuch anhand einer vorgegebenen Aufgabenstellung erstellen, mit Prüfkriterien bewerten und gezielt verbessern.
• Abschlussfall mit Rollenverteilung, dokumentierter Durchführung, Abnahmecheckliste und nachvollziehbarer Ablage bearbeiten.

Arbeitsunterlagen

• Strukturierte Schrittfolgen für die im Seminar eingesetzten Funktionen und Methoden
• Checklisten für Vorbereitung, Berechtigungen, Durchführung und Qualitätsprüfung
• Übungsaufgaben mit Abnahmekriterien und dokumentierbaren Arbeitsergebnissen
• Vorlagen für Betriebs-, Moderations- oder Gestaltungskonzepte passend zum Seminarthema