Seminar Collaboard Projekt- und Portfoliomanagement

Das Seminar nutzt Collaboard für Projektstrukturierung, Roadmaps, Stakeholderarbeit, Risiken und portfolioübergreifende Priorisierung. Visuelle Übersichten werden mit klaren Aktualisierungs- und Entscheidungsprozessen verbunden.

Die Inhalte werden in 6 aufeinander aufbauenden Modulen erarbeitet. Jeder Themenblock verbindet fachliche Einordnung, konkrete Konfiguration oder Gestaltung, praktische Durchführung und dokumentierte Qualitätsprüfung. Als roter Faden dient ein realistisches Organisations- oder Teamszenario.

Inhaltsverzeichnis

1. Projektauftrag und Informationsarchitektur
2. Roadmap, Meilensteine und Abhängigkeiten
3. Stakeholder und Kommunikation
4. Risiken, Entscheidungen und Maßnahmen
5. Portfolioansicht und Priorisierung
6. Management-Fallstudie
7. Praxisübungen und Qualitätssicherung
8. Arbeitsunterlagen

Lernziele

• die Anforderungen für projektauftrag und informationsarchitektur strukturiert erfassen und in einen belastbaren Arbeitsablauf überführen
• roadmap, meilensteine und abhängigkeiten zielgerichtet konfigurieren, gestalten oder moderieren
• portfolioansicht und priorisierung anhand fachlicher und technischer Kriterien prüfen
• Berechtigungen, Verantwortlichkeiten und Qualitätskriterien nachvollziehbar dokumentieren
• wiederverwendbare Standards, Vorlagen oder Betriebsabläufe aus den Übungsergebnissen ableiten
• typische Fehlerbilder erkennen, systematisch eingrenzen und geeignete Korrekturen umsetzen

Zielgruppe

Projektleitungen, PMO, Portfolioverantwortliche, Programmleitungen und Fachbereichsleitungen

Voraussetzungen

Grundkenntnisse im Projektmanagement und sichere Collaboard-Basisbedienung

Seminarinhalte

Modul 1: Projektauftrag und Informationsarchitektur

Ziele, Umfang, Rollen, Entscheidungswege und Boardstruktur werden miteinander verknüpft. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht ein visueller Projektauftrag.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Projektauftrag und Informationsarchitektur“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Ziele, Umfang, Rollen, Entscheidungswege und Boardstruktur werden miteinander verknüpft“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und ein visueller Projektauftrag erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Modul 2: Roadmap, Meilensteine und Abhängigkeiten

Zeitliche Orientierung, Lieferobjekte, Abhängigkeiten und kritische Übergaben werden visualisiert. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht eine abgestimmte Projektroadmap.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Roadmap, Meilensteine und Abhängigkeiten“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Zeitliche Orientierung, Lieferobjekte, Abhängigkeiten und kritische Übergaben werden visualisiert“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und eine abgestimmte Projektroadmap erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Modul 3: Stakeholder und Kommunikation

Interessen, Einfluss, Informationsbedarfe und Kommunikationsmaßnahmen werden strukturiert. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht eine Stakeholder- und Kommunikationsmatrix.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Stakeholder und Kommunikation“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Interessen, Einfluss, Informationsbedarfe und Kommunikationsmaßnahmen werden strukturiert“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und eine Stakeholder- und Kommunikationsmatrix erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Modul 4: Risiken, Entscheidungen und Maßnahmen

Risiken, Optionen, Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten werden nachvollziehbar geführt. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht ein integriertes Steuerungsboard.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Risiken, Entscheidungen und Maßnahmen“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Risiken, Optionen, Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten werden nachvollziehbar geführt“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und ein integriertes Steuerungsboard erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Modul 5: Portfolioansicht und Priorisierung

Mehrere Vorhaben werden nach Nutzen, Aufwand, Risiko und strategischer Passung verglichen. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht eine transparente Portfoliopriorisierung.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Portfolioansicht und Priorisierung“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Mehrere Vorhaben werden nach Nutzen, Aufwand, Risiko und strategischer Passung verglichen“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und eine transparente Portfoliopriorisierung erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Modul 6: Management-Fallstudie

Ein Projektportfolio wird vorbereitet, bewertet und in einer Entscheidungssitzung präsentiert. Als überprüfbares Arbeitsergebnis entsteht eine entscheidungsreife Portfolioübersicht.

1. Schritt 1: Ausgangslage analysieren: Ziele, Beteiligte, Rollen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien für den Themenblock „Management-Fallstudie“ erfassen.
2. Schritt 2: Arbeitsumgebung vorbereiten: Boardbereiche, benötigte Funktionen, Berechtigungen, Benennungen und Prüfpunkte passend zu „Ein Projektportfolio wird vorbereitet, bewertet und in einer Entscheidungssitzung präsentiert“ einrichten.
3. Schritt 3: Ablauf umsetzen: Das Fallbeispiel schrittweise bearbeiten, Entscheidungen dokumentieren und eine entscheidungsreife Portfolioübersicht erzeugen.
4. Schritt 4: Qualität sichern: Ergebnis mit Positiv- und Negativfällen prüfen, Abweichungen korrigieren, Vorgehen dokumentieren und Wiederverwendung vorbereiten.

Praxisübungen und Qualitätssicherung

• Ein visueller projektauftrag anhand einer vorgegebenen Aufgabenstellung erstellen, mit Prüfkriterien bewerten und gezielt verbessern.
• Eine abgestimmte projektroadmap anhand einer vorgegebenen Aufgabenstellung erstellen, mit Prüfkriterien bewerten und gezielt verbessern.
• Eine stakeholder- und kommunikationsmatrix anhand einer vorgegebenen Aufgabenstellung erstellen, mit Prüfkriterien bewerten und gezielt verbessern.
• Ein integriertes steuerungsboard anhand einer vorgegebenen Aufgabenstellung erstellen, mit Prüfkriterien bewerten und gezielt verbessern.
• Eine transparente portfoliopriorisierung anhand einer vorgegebenen Aufgabenstellung erstellen, mit Prüfkriterien bewerten und gezielt verbessern.
• Abschlussfall mit Rollenverteilung, dokumentierter Durchführung, Abnahmecheckliste und nachvollziehbarer Ablage bearbeiten.

Arbeitsunterlagen

• Strukturierte Schrittfolgen für die im Seminar eingesetzten Funktionen und Methoden
• Checklisten für Vorbereitung, Berechtigungen, Durchführung und Qualitätsprüfung
• Übungsaufgaben mit Abnahmekriterien und dokumentierbaren Arbeitsergebnissen
• Vorlagen für Betriebs-, Moderations- oder Gestaltungskonzepte passend zum Seminarthema