Seminar EASY Archive / EASY DMS – Kompaktseminar Planung, Administration und Dokumentprozesse

Das dreitägige Kompaktseminar vermittelt einen zusammenhängenden Einstieg in EASY Archive und EASY DMS. Es verbindet Architektur, Grundkonfiguration, Rollen, Dokumentklassen, Ablage, Suche, Workflow, Integration, Betrieb und Compliance zu einem praxisnahen Einführungsmodell für Projekt- und Betriebsteams.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• EASY Archive und EASY DMS fachlich sowie technisch in eine bestehende Informationsarchitektur einordnen.
• Eine belastbare Grundkonfiguration für Dokumentklassen, Metadaten, Berechtigungen und Ablagestrukturen entwerfen.
• Dokumenterfassung, Suche, Versionierung, Aufgaben und Freigaben als durchgängigen Prozess modellieren.
• Verzeichnis-, Fachanwendungs- und Archivschnittstellen für einen Pilotbetrieb planen.
• Einführung, Abnahme, Betrieb und weitere Spezialisierung in einem realistischen Fahrplan zusammenführen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Produktarchitektur und Einsatzfelder

Schwerpunkt: Archiv, DMS, Webanwendung, Speicher, Datenbank, Identitätsquellen, Fachanwendungen, Cloud- und On-Premises-Anteile.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Produktarchitektur und Einsatzfelder“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Archiv, DMS, Webanwendung, Speicher, Datenbank, Identitätsquellen, Fachanwendungen, Cloud- und On-Premises-Anteile modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein abgestimmtes Kontext- und Zielarchitekturmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Anforderungen, Use Cases und Schutzbedarf

Schwerpunkt: Dokumentarten, Aufbewahrung, Zugriff, Suchverhalten, Bearbeitung, Freigaben, Mengen, Verfügbarkeit und Datenschutz.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Anforderungen, Use Cases und Schutzbedarf“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumentarten, Aufbewahrung, Zugriff, Suchverhalten, Bearbeitung, Freigaben, Mengen, Verfügbarkeit und Datenschutz modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen priorisierten Anforderungs- und Use-Case-Katalog dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Installation und Grundkonfiguration

Schwerpunkt: Systemvoraussetzungen, Dienste, Netzwerk, TLS, Datenbank, Speicher, Mandanten, Basiseinstellungen und sichere Erstinbetriebnahme.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Installation und Grundkonfiguration“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Systemvoraussetzungen, Dienste, Netzwerk, TLS, Datenbank, Speicher, Mandanten, Basiseinstellungen und sichere Erstinbetriebnahme modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine dokumentierte und prüfbare Laborbasis dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Dokumentklassen, Metadaten und Ablage

Schwerpunkt: Dokumenttypen, Indexfelder, Pflichtwerte, Validierung, Ordner- und Aktenmodelle, Versionen, Status und Aufbewahrung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Dokumentklassen, Metadaten und Ablage“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumenttypen, Indexfelder, Pflichtwerte, Validierung, Ordner- und Aktenmodelle, Versionen, Status und Aufbewahrung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein einsatzfähiges Dokument- und Metadatenmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Rollen, Berechtigungen und SSO

Schwerpunkt: Benutzer, Gruppen, Rollen, Least Privilege, Vererbungen, OpenID Connect, LDAPS, administrative Trennung und Audit.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Rollen, Berechtigungen und SSO“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Benutzer, Gruppen, Rollen, Least Privilege, Vererbungen, OpenID Connect, LDAPS, administrative Trennung und Audit modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein nachvollziehbares Zugriffs- und Administrationsmodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

6. Erfassung, Suche und Zusammenarbeit

Schwerpunkt: Import, Scan, E-Mail, Fachanwendung, Volltext, Filter, Trefferlisten, Versionierung, Notizen, Check-in und Check-out.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Erfassung, Suche und Zusammenarbeit“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Import, Scan, E-Mail, Fachanwendung, Volltext, Filter, Trefferlisten, Versionierung, Notizen, Check-in und Check-out modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen vollständigen Benutzerprozess von der Erfassung bis zur Wiederverwendung dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

7. Workflow, Aufgaben und Eskalationen

Schwerpunkt: Prozessschritte, Formulare, Entscheidungen, Fristen, Vertretung, Eskalation, Protokollierung und Ausnahmebehandlung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Workflow, Aufgaben und Eskalationen“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Prozessschritte, Formulare, Entscheidungen, Fristen, Vertretung, Eskalation, Protokollierung und Ausnahmebehandlung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen getesteten Freigabe- und Aufgabenworkflow dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

8. Integration und Datenaustausch

Schwerpunkt: OData, REST, CMIS, Verzeichnisdienste, SAP, Microsoft Dynamics, E-Mail-Systeme, Import- und Exportverfahren.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Integration und Datenaustausch“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von OData, REST, CMIS, Verzeichnisdienste, SAP, Microsoft Dynamics, E-Mail-Systeme, Import- und Exportverfahren modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine priorisierte Integrations- und Schnittstellenplanung dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

9. Betrieb, Compliance und Rollout

Schwerpunkt: Monitoring, Protokolle, Backup, Restore, Bereinigung, Aufbewahrung, DSGVO, GoBD, Pilot, Abnahme, Support und Betriebsübergabe.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Betrieb, Compliance und Rollout“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Monitoring, Protokolle, Backup, Restore, Bereinigung, Aufbewahrung, DSGVO, GoBD, Pilot, Abnahme, Support und Betriebsübergabe modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen kompakten Betriebs-, Compliance- und Rolloutplan dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Aufbau eines Zielbilds für eine kombinierte Archiv- und DMS-Lösung.
• Konfiguration einer Dokumentklasse mit Metadaten, Rechten, Versionierung und Suchprofil.
• Modellierung eines Freigabeworkflows mit Frist, Vertretung und Eskalation.
• Erstellung eines Pilot-, Abnahme- und Betriebsplans für eine Beispielorganisation.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Technische Projektleitung, System- und DMS-Administration, Fachprozessverantwortliche, Informationssicherheit, Records Management und Key User.

Voraussetzungen: Grundverständnis von Dokumentenprozessen, Windows- oder Webanwendungen, Verzeichnisdiensten und betrieblichen Berechtigungskonzepten.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.