Seminar EASY Archive / EASY DMS – Projektierung, Einführung und Rollout

Das Seminar behandelt die strukturierte Einführung von EASY Archive und EASY DMS von der Anforderungsaufnahme bis zum stabilen Regelbetrieb. Im Mittelpunkt stehen Scope, Zielarchitektur, Migration, Fachprozesse, Governance, Test, Abnahme, Kommunikation und ein kontrollierter Rollout.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Projektziele, Scope, Stakeholder und messbare Abnahmekriterien eindeutig definieren.
• Fachliche Dokumentprozesse in eine umsetzbare Lösungs- und Betriebsarchitektur überführen.
• Migration, Integration, Berechtigungen und Compliance frühzeitig in die Projektplanung einbeziehen.
• Pilot, Tests, Schulung, Kommunikation und Rolloutwellen belastbar strukturieren.
• Risiken, Entscheidungen und Betriebsübergabe in wiederverwendbaren Projektartefakten dokumentieren.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Projektauftrag und Governance

Schwerpunkt: Geschäftsziele, Scope, Rollen, Entscheidungsgremien, Verantwortungsmatrix, Budgetgrenzen, Risiken und Qualitätsziele.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Projektauftrag und Governance“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Geschäftsziele, Scope, Rollen, Entscheidungsgremien, Verantwortungsmatrix, Budgetgrenzen, Risiken und Qualitätsziele modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen belastbaren Projektauftrag mit Governance-Struktur dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Anforderungs- und Prozessaufnahme

Schwerpunkt: Dokumentenquellen, Dokumentarten, Akten, Suchfälle, Bearbeitung, Freigaben, Aufbewahrung, Benutzergruppen und Ausnahmefälle.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Anforderungs- und Prozessaufnahme“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumentenquellen, Dokumentarten, Akten, Suchfälle, Bearbeitung, Freigaben, Aufbewahrung, Benutzergruppen und Ausnahmefälle modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen priorisierten Fachanforderungs- und Prozesskatalog dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Zielarchitektur und Betriebsmodell

Schwerpunkt: Cloud, On-Premises, Hybrid, Speicher, Datenbank, Identität, Netzwerk, Schnittstellen, Verfügbarkeit und Support.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Zielarchitektur und Betriebsmodell“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Cloud, On-Premises, Hybrid, Speicher, Datenbank, Identität, Netzwerk, Schnittstellen, Verfügbarkeit und Support modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine freigegebene Zielarchitektur mit Verantwortungsgrenzen dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Informationsmodell und Berechtigungskonzept

Schwerpunkt: Dokumentklassen, Metadaten, Taxonomien, Rollen, Gruppen, Vererbungen, Funktionstrennung und Datenschutz.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Informationsmodell und Berechtigungskonzept“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumentklassen, Metadaten, Taxonomien, Rollen, Gruppen, Vererbungen, Funktionstrennung und Datenschutz modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein abgestimmtes Informations- und Zugriffskonzept dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Migration und Integration planen

Schwerpunkt: Bestandsanalyse, Datenqualität, Mapping, Dubletten, Schnittstellen, Cutover, Rückfalloption, Protokollierung und Nachweis.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Migration und Integration planen“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Bestandsanalyse, Datenqualität, Mapping, Dubletten, Schnittstellen, Cutover, Rückfalloption, Protokollierung und Nachweis modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen realistischen Migrations- und Integrationsfahrplan dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

6. Test, Pilot und Abnahme

Schwerpunkt: Teststufen, Testdaten, Positiv- und Negativfälle, Performance, Sicherheit, Fachabnahme, Fehlerklassen und Go-live-Entscheidung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Test, Pilot und Abnahme“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Teststufen, Testdaten, Positiv- und Negativfälle, Performance, Sicherheit, Fachabnahme, Fehlerklassen und Go-live-Entscheidung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen vollständigen Test- und Abnahmekatalog dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

7. Rollout, Veränderung und Betriebsübergabe

Schwerpunkt: Pilotgruppen, Kommunikation, Schulung, Support, Rolloutwellen, Hypercare, Dokumentation, Kennzahlen und kontinuierliche Verbesserung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Rollout, Veränderung und Betriebsübergabe“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Pilotgruppen, Kommunikation, Schulung, Support, Rolloutwellen, Hypercare, Dokumentation, Kennzahlen und kontinuierliche Verbesserung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen ausführbaren Rollout- und Übergabeplan dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Erstellung einer Stakeholder- und Verantwortungsmatrix.
• Ableitung eines Zielbilds aus einem dokumentierten Ist-Prozess.
• Planung einer Pilotwelle mit Abnahmekriterien und Rückfalloption.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Projektleitung, Solution Architecture, Fachbereichsvertretungen, DMS- und Archivverantwortliche, Informationssicherheit, Datenschutz und Betriebsorganisation.

Voraussetzungen: Erfahrung in IT- oder Organisationsprojekten; Grundkenntnisse zu Dokumentenmanagement, Archivierung und betrieblichen Fachprozessen sind hilfreich.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.