Seminar SIMPL Dokumentenmanagement und Wissensorganisation

Inhaltsverzeichnis

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernziele
5. Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Didaktisches Konzept

Seminarprofil

Das eintägige Seminar zeigt, wie technische Dokumente und Servicewissen in SIMPL auffindbar, aktuell und kontextbezogen organisiert werden. Struktur, Benennung, Metadaten, Versionierung, Freigabe, Zuordnung zu Assets und Wissenspflege bilden den Schwerpunkt.

Zielgruppe

Technische Dokumentation, Serviceorganisation, Qualitätsmanagement, Key-User und Wissensmanagement

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der vorhandenen Dokumentenablage und typischer Serviceinformationen.

Lernziele

• Dokumentarten und Wissensobjekte nach Nutzungskontext strukturieren
• Benennung, Metadaten und Ablageregeln für gute Auffindbarkeit festlegen
• Versionierung, Prüfung und Freigabe nachvollziehbar organisieren
• Dokumente direkt mit Assets, Aufträgen und Checklisten verknüpfen
• Veraltung, Dubletten und Wissensverlust durch Pflegeprozesse vermeiden

Seminarinhalte

Modul 1: Informationsarchitektur und Dokumentarten

1. Schritt 1: Fachlichen Anwendungsfall, Ausgangslage und Sollzustand für Informationsarchitektur und Dokumentarten festlegen.
2. Schritt 2: Handbücher, Zeichnungen, Anweisungen, Zertifikate, Bilder und Wissensartikel werden nach Zweck und Zielgruppe geordnet.
3. Schritt 3: Relevante Daten, Rollen und Einstellungen im Übungssystem konfigurieren und den vollständigen Prozessfall durchführen.
4. Schritt 4: Ergebnis anhand festgelegter Prüfkriterien kontrollieren, Abweichungen korrigieren und die betriebliche Vorgehensweise dokumentieren.

Modul 2: Metadaten, Benennung und Suche

1. Schritt 1: Fachlichen Anwendungsfall, Ausgangslage und Sollzustand für Metadaten, Benennung und Suche festlegen.
2. Schritt 2: Titel, Dokumenttyp, Produktbezug, Gültigkeit, Sprache und Schlagwörter werden als verbindliche Mindestinformationen definiert.
3. Schritt 3: Relevante Daten, Rollen und Einstellungen im Übungssystem konfigurieren und den vollständigen Prozessfall durchführen.
4. Schritt 4: Ergebnis anhand festgelegter Prüfkriterien kontrollieren, Abweichungen korrigieren und die betriebliche Vorgehensweise dokumentieren.

Modul 3: Versionierung, Prüfung und Freigabe

1. Schritt 1: Fachlichen Anwendungsfall, Ausgangslage und Sollzustand für Versionierung, Prüfung und Freigabe festlegen.
2. Schritt 2: Entwurf, Prüfung, Freigabe, Ablösung und Archivierung werden mit eindeutigen Zuständen und Verantwortlichkeiten abgebildet.
3. Schritt 3: Relevante Daten, Rollen und Einstellungen im Übungssystem konfigurieren und den vollständigen Prozessfall durchführen.
4. Schritt 4: Ergebnis anhand festgelegter Prüfkriterien kontrollieren, Abweichungen korrigieren und die betriebliche Vorgehensweise dokumentieren.

Modul 4: Kontextbezug und Wissenspflege

1. Schritt 1: Fachlichen Anwendungsfall, Ausgangslage und Sollzustand für Kontextbezug und Wissenspflege festlegen.
2. Schritt 2: Dokumente werden Assets, Aufträgen, Formularen und Fehlerbildern zugeordnet; regelmäßige Aktualitätsprüfungen werden geplant.
3. Schritt 3: Relevante Daten, Rollen und Einstellungen im Übungssystem konfigurieren und den vollständigen Prozessfall durchführen.
4. Schritt 4: Ergebnis anhand festgelegter Prüfkriterien kontrollieren, Abweichungen korrigieren und die betriebliche Vorgehensweise dokumentieren.

Praxisübungen

• Entwicklung einer Dokumentklassifikation für Service und Instandhaltung
• Bereinigung einer ungeordneten Ablage mit Dubletten und veralteten Versionen
• Aufbau eines kontextbezogenen Wissenspakets für einen Technikerauftrag

Didaktisches Konzept

Kurze fachliche Einführungen werden unmittelbar mit trainergeführten Demonstrationen und praktischen Übungen im System verbunden. Jeder Themenblock wird anhand eines realistischen Prozessfalls aufgebaut, geprüft und dokumentiert. Verständnisfragen, Fehlerbilder und betriebliche Varianten werden direkt in die Übungen aufgenommen.