Seminar OpenText Documentum D2: Anwendergrundlagen

Dieses Seminar vermittelt die sichere tägliche Arbeit mit Dokumenten, Metadaten, Versionen, Suche, Aufgaben und persönlichen Arbeitsbereichen in Smart View. Theorie, Demonstration und Übungen werden zu einem durchgängigen Arbeitsmodell verbunden. Jeder Konfigurations- oder Arbeitsschritt wird vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Inhaltsübersicht

1. Zielsetzung
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Seminarunterlagen

Zielsetzung

Nach dem Seminar können die behandelten Aufgaben methodisch geplant, in einer Testumgebung umgesetzt, mit aussagefähigen Fällen geprüft und für Betrieb oder Projektübergabe dokumentiert werden.

• Anmeldung, Oberfläche und persönliche Orientierung fachlich und technisch einordnen
• Dokumente anlegen, importieren und klassifizieren fachlich und technisch einordnen
• Eigenschaften und Pflichtmetadaten pflegen fachlich und technisch einordnen
• Dokumente öffnen, auschecken und versionieren fachlich und technisch einordnen
• Suche, Filter und gespeicherte Abfragen fachlich und technisch einordnen

Zielgruppe

Anwender, Fachabteilungen, Projektmitarbeitende und neue D2 Nutzer.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Browser, Dateisystem und den fachlichen Dokumentarten des Unternehmens.

Seminarinhalte

Die Module bauen aufeinander auf. Jeder Schritt wird zunächst begründet, anschließend praktisch ausgeführt und danach gegen ein definiertes Sollbild geprüft.

Modul 1: Anmeldung, Oberfläche und persönliche Orientierung

1. Schritt 1: Den fachlichen Anwendungsfall zu „Anmeldung, Oberfläche und persönliche Orientierung“ anhand eines realistischen Dokuments vorbereiten.
2. Schritt 2: Die vorgesehenen Arbeitsschritte in Smart View vollständig und in der richtigen Reihenfolge ausführen.
3. Schritt 3: Ergebnis, Metadaten, Version, Status und Berechtigung aus Anwendersicht kontrollieren.
4. Schritt 4: Abweichungen dokumentieren und eine wiederholbare Arbeitsregel für „Anmeldung, Oberfläche und persönliche Orientierung“ festhalten.

Modul 2: Dokumente anlegen, importieren und klassifizieren

1. Schritt 1: Den fachlichen Anwendungsfall zu „Dokumente anlegen, importieren und klassifizieren“ anhand eines realistischen Dokuments vorbereiten.
2. Schritt 2: Die vorgesehenen Arbeitsschritte in Smart View vollständig und in der richtigen Reihenfolge ausführen.
3. Schritt 3: Ergebnis, Metadaten, Version, Status und Berechtigung aus Anwendersicht kontrollieren.
4. Schritt 4: Abweichungen dokumentieren und eine wiederholbare Arbeitsregel für „Dokumente anlegen, importieren und klassifizieren“ festhalten.

Modul 3: Eigenschaften und Pflichtmetadaten pflegen

1. Schritt 1: Den fachlichen Anwendungsfall zu „Eigenschaften und Pflichtmetadaten pflegen“ anhand eines realistischen Dokuments vorbereiten.
2. Schritt 2: Die vorgesehenen Arbeitsschritte in Smart View vollständig und in der richtigen Reihenfolge ausführen.
3. Schritt 3: Ergebnis, Metadaten, Version, Status und Berechtigung aus Anwendersicht kontrollieren.
4. Schritt 4: Abweichungen dokumentieren und eine wiederholbare Arbeitsregel für „Eigenschaften und Pflichtmetadaten pflegen“ festhalten.

Modul 4: Dokumente öffnen, auschecken und versionieren

1. Schritt 1: Den fachlichen Anwendungsfall zu „Dokumente öffnen, auschecken und versionieren“ anhand eines realistischen Dokuments vorbereiten.
2. Schritt 2: Die vorgesehenen Arbeitsschritte in Smart View vollständig und in der richtigen Reihenfolge ausführen.
3. Schritt 3: Ergebnis, Metadaten, Version, Status und Berechtigung aus Anwendersicht kontrollieren.
4. Schritt 4: Abweichungen dokumentieren und eine wiederholbare Arbeitsregel für „Dokumente öffnen, auschecken und versionieren“ festhalten.

Modul 5: Suche, Filter und gespeicherte Abfragen

1. Schritt 1: Den fachlichen Anwendungsfall zu „Suche, Filter und gespeicherte Abfragen“ anhand eines realistischen Dokuments vorbereiten.
2. Schritt 2: Die vorgesehenen Arbeitsschritte in Smart View vollständig und in der richtigen Reihenfolge ausführen.
3. Schritt 3: Ergebnis, Metadaten, Version, Status und Berechtigung aus Anwendersicht kontrollieren.
4. Schritt 4: Abweichungen dokumentieren und eine wiederholbare Arbeitsregel für „Suche, Filter und gespeicherte Abfragen“ festhalten.

Modul 6: Aufgaben, Benachrichtigungen und Arbeitslisten

1. Schritt 1: Den fachlichen Anwendungsfall zu „Aufgaben, Benachrichtigungen und Arbeitslisten“ anhand eines realistischen Dokuments vorbereiten.
2. Schritt 2: Die vorgesehenen Arbeitsschritte in Smart View vollständig und in der richtigen Reihenfolge ausführen.
3. Schritt 3: Ergebnis, Metadaten, Version, Status und Berechtigung aus Anwendersicht kontrollieren.
4. Schritt 4: Abweichungen dokumentieren und eine wiederholbare Arbeitsregel für „Aufgaben, Benachrichtigungen und Arbeitslisten“ festhalten.

Modul 7: Freigabe, Ablage und sauberer Sitzungsabschluss

1. Schritt 1: Den fachlichen Anwendungsfall zu „Freigabe, Ablage und sauberer Sitzungsabschluss“ anhand eines realistischen Dokuments vorbereiten.
2. Schritt 2: Die vorgesehenen Arbeitsschritte in Smart View vollständig und in der richtigen Reihenfolge ausführen.
3. Schritt 3: Ergebnis, Metadaten, Version, Status und Berechtigung aus Anwendersicht kontrollieren.
4. Schritt 4: Abweichungen dokumentieren und eine wiederholbare Arbeitsregel für „Freigabe, Ablage und sauberer Sitzungsabschluss“ festhalten.

Praxisübungen

1. Übung 1: Dokument vollständig importieren. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
2. Übung 2: Neue Version mit Kommentar erstellen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
3. Übung 3: Gespeicherte Suche aufbauen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
4. Übung 4: Aufgabe regelkonform abschließen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.

Seminarunterlagen

Enthalten sind strukturierte Arbeitsanweisungen, Konfigurations- und Prüflisten, Übungsaufgaben, Testfallmuster sowie eine Vorlage für die technische oder fachliche Übergabe.