Seminar OpenText Documentum D2: Intensivseminar Anwender, Prozesse und Governance

Dieses Seminar vermittelt die zusammenhängende Qualifikation für sichere Anwenderarbeit, Power User Aufgaben, Dokumentenlenkung, Suche, virtuelle Dokumente, Workflows, Lebenszyklen, Signaturen und Compliance. Theorie, Demonstration und Übungen werden zu einem durchgängigen Arbeitsmodell verbunden. Jeder Konfigurations- oder Arbeitsschritt wird vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Inhaltsübersicht

1. Zielsetzung
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Seminarunterlagen

Zielsetzung

Nach dem Seminar können die behandelten Aufgaben methodisch geplant, in einer Testumgebung umgesetzt, mit aussagefähigen Fällen geprüft und für Betrieb oder Projektübergabe dokumentiert werden.

• Smart View Bedienung und persönliche Arbeitsbereiche fachlich und technisch einordnen
• Dokumente, Metadaten, Versionen und Qualitätsregeln fachlich und technisch einordnen
• Erweiterte Suche, Listen und Power User Techniken fachlich und technisch einordnen
• Virtuelle Dokumente, Vorlagen und Dokumentensätze fachlich und technisch einordnen
• Aufgaben, Workflows und Eskalationen fachlich und technisch einordnen

Zielgruppe

Fachverantwortliche, Key User, Prozessverantwortliche, Qualitätsmanagement und Compliance Rollen.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Browser und Office Anwendungen sowie Grundverständnis der betrieblichen Dokumentenprozesse.

Seminarinhalte

Die Module bauen aufeinander auf. Jeder Schritt wird zunächst begründet, anschließend praktisch ausgeführt und danach gegen ein definiertes Sollbild geprüft.

Modul 1: Smart View Bedienung und persönliche Arbeitsbereiche

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Smart View Bedienung und persönliche Arbeitsbereiche“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Smart View Bedienung und persönliche Arbeitsbereiche“ festhalten.

Modul 2: Dokumente, Metadaten, Versionen und Qualitätsregeln

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Dokumente, Metadaten, Versionen und Qualitätsregeln“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Dokumente, Metadaten, Versionen und Qualitätsregeln“ festhalten.

Modul 3: Erweiterte Suche, Listen und Power User Techniken

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Erweiterte Suche, Listen und Power User Techniken“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Erweiterte Suche, Listen und Power User Techniken“ festhalten.

Modul 4: Virtuelle Dokumente, Vorlagen und Dokumentensätze

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Virtuelle Dokumente, Vorlagen und Dokumentensätze“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Virtuelle Dokumente, Vorlagen und Dokumentensätze“ festhalten.

Modul 5: Aufgaben, Workflows und Eskalationen

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Aufgaben, Workflows und Eskalationen“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Aufgaben, Workflows und Eskalationen“ festhalten.

Modul 6: Lebenszyklen, Freigaben und elektronische Signaturen

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Lebenszyklen, Freigaben und elektronische Signaturen“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Lebenszyklen, Freigaben und elektronische Signaturen“ festhalten.

Modul 7: Rollen, Berechtigungen und Funktionstrennung

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Rollen, Berechtigungen und Funktionstrennung“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Rollen, Berechtigungen und Funktionstrennung“ festhalten.

Modul 8: Audit, Nachvollziehbarkeit und Kontrollnachweise

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Audit, Nachvollziehbarkeit und Kontrollnachweise“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Audit, Nachvollziehbarkeit und Kontrollnachweise“ festhalten.

Modul 9: Governance Modell und dokumentierte Ausnahmen

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Governance Modell und dokumentierte Ausnahmen“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Governance Modell und dokumentierte Ausnahmen“ festhalten.

Modul 10: Durchgängiger Freigabeprozess vom Entwurf bis zum Abschluss

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Durchgängiger Freigabeprozess vom Entwurf bis zum Abschluss“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Durchgängiger Freigabeprozess vom Entwurf bis zum Abschluss“ festhalten.

Praxisübungen

1. Übung 1: Dokumentprozess vollständig bearbeiten. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
2. Übung 2: Virtuelles Dokument strukturieren. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
3. Übung 3: Freigabeworkflow mit Signatur durchlaufen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
4. Übung 4: Auditfähigen Kontrollnachweis erzeugen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.

Seminarunterlagen

Enthalten sind strukturierte Arbeitsanweisungen, Konfigurations- und Prüflisten, Übungsaufgaben, Testfallmuster sowie eine Vorlage für die technische oder fachliche Übergabe.