Seminar OpenText Documentum D2: Governance, Audit und Compliance

Dieses Seminar vermittelt prüfbare Regeln für Dokumentenlenkung, Nachvollziehbarkeit, Audit, Kontrollpunkte, Ausnahmebehandlung und regulatorisch belastbare Konfigurationen. Theorie, Demonstration und Übungen werden zu einem durchgängigen Arbeitsmodell verbunden. Jeder Konfigurations- oder Arbeitsschritt wird vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Inhaltsübersicht

1. Zielsetzung
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Seminarunterlagen

Zielsetzung

Nach dem Seminar können die behandelten Aufgaben methodisch geplant, in einer Testumgebung umgesetzt, mit aussagefähigen Fällen geprüft und für Betrieb oder Projektübergabe dokumentiert werden.

• Governance Rahmen, Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten fachlich und technisch einordnen
• Dokumentklassen, Metadaten und Kontrollobjekte fachlich und technisch einordnen
• Versionen, Status und gelenkte Änderungen fachlich und technisch einordnen
• Auditinformationen und Nachvollziehbarkeit fachlich und technisch einordnen
• Elektronische Signaturen und Freigaben fachlich und technisch einordnen

Zielgruppe

Compliance Verantwortliche, Qualitätsmanagement, Records Rollen, Fachkonzeption und D2 Konfigurierende.

Voraussetzungen

Grundverständnis zu dokumentenbezogenen Kontrollen, Rollen, Metadaten, Statusmodellen und D2 Funktionen.

Seminarinhalte

Die Module bauen aufeinander auf. Jeder Schritt wird zunächst begründet, anschließend praktisch ausgeführt und danach gegen ein definiertes Sollbild geprüft.

Modul 1: Governance Rahmen, Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Governance Rahmen, Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Governance Rahmen, Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten“ festhalten.

Modul 2: Dokumentklassen, Metadaten und Kontrollobjekte

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Dokumentklassen, Metadaten und Kontrollobjekte“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Dokumentklassen, Metadaten und Kontrollobjekte“ festhalten.

Modul 3: Versionen, Status und gelenkte Änderungen

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Versionen, Status und gelenkte Änderungen“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Versionen, Status und gelenkte Änderungen“ festhalten.

Modul 4: Auditinformationen und Nachvollziehbarkeit

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Auditinformationen und Nachvollziehbarkeit“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Auditinformationen und Nachvollziehbarkeit“ festhalten.

Modul 5: Elektronische Signaturen und Freigaben

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Elektronische Signaturen und Freigaben“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Elektronische Signaturen und Freigaben“ festhalten.

Modul 6: Funktionstrennung, Ausnahmen und Stellvertretung

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Funktionstrennung, Ausnahmen und Stellvertretung“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Funktionstrennung, Ausnahmen und Stellvertretung“ festhalten.

Modul 7: Risikobasierte Positiv- und Negativtests

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Risikobasierte Positiv- und Negativtests“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Risikobasierte Positiv- und Negativtests“ festhalten.

Modul 8: Kontrollnachweise und Änderungsmanagement

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Kontrollnachweise und Änderungsmanagement“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Kontrollnachweise und Änderungsmanagement“ festhalten.

Praxisübungen

1. Übung 1: Kontrollmatrix erstellen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
2. Übung 2: Freigabeprozess mit Auditnachweis prüfen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
3. Übung 3: Ausnahmefall dokumentieren. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
4. Übung 4: Negativtest für Funktionstrennung durchführen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.

Seminarunterlagen

Enthalten sind strukturierte Arbeitsanweisungen, Konfigurations- und Prüflisten, Übungsaufgaben, Testfallmuster sowie eine Vorlage für die technische oder fachliche Übergabe.