Seminar BIC Process Design – Administration, Benutzer und Berechtigungen

Dieses Seminar behandelt die betriebsfähige Administration einer BIC-Process-Design-Umgebung. Im Mittelpunkt stehen Benutzerrollen, Benutzergruppen, Repository-Zugriffe, Geltungsbereiche, Zugriffsbeschränkungen und zentrale Mandanteneinstellungen. Die Konfiguration wird nicht isoliert, sondern als kontrollierbares Betriebsmodell mit nachvollziehbaren Zuständigkeiten aufgebaut.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernziele
5. Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Arbeitsweise
8. Module
   1. Administrationsmodell und Rollenarchitektur
   2. Benutzer anlegen, ändern und kontrollieren
   3. Benutzergruppen und organisatorische Zuordnung
   4. Repositories, Zugriffsbeschränkungen und Geltungsbereiche
   5. Zentrale Mandanteneinstellungen
   6. Betrieb, Kontrolle und Änderungsverfahren

Seminarprofil

Die Schulung verbindet Systemadministration mit fachlicher Governance. Alle Einstellungen werden an einem durchgängigen Mandantenkonzept erarbeitet, geprüft und in einer administrativen Betriebsdokumentation festgehalten.

Zielgruppe

BIC-Administratoren, Plattformverantwortliche, BPM-Coaches, IT-Betrieb, Informationssicherheit und zentrale Prozessmanagement-Teams.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit webbasierten Geschäftsanwendungen; Grundkenntnisse des Prozessmanagements sind hilfreich. Administrationsrechte in einer Übungsumgebung werden benötigt.

Lernziele

• Benutzer den Rollen Reader, Reviewer, Author, Editor und Administrator sachgerecht zuordnen.
• Benutzergruppen und organisatorische Zuständigkeiten konsistent strukturieren.
• Repositories, Diagramme und Objekte mit passenden Zugriffsbeschränkungen absichern.
• Geltungsbereiche, Suchfacetten, Sprachen, Archiv- und Workflow-Einstellungen zentral konfigurieren.
• Administrative Änderungen kontrolliert testen, dokumentieren und in den Regelbetrieb überführen.
• Ein tragfähiges Rollen- und Berechtigungskonzept für den Mandanten erstellen.

Seminarinhalte

Modul 1: Administrationsmodell und Rollenarchitektur

Zu Beginn wird aus fachlichen Verantwortungen ein belastbares Rollenmodell abgeleitet.

1. Schritt 1: Fachliche Tätigkeiten wie Lesen, Prüfen, Modellieren, Katalogpflege und Administration werden getrennt erfasst.
2. Schritt 2: Die fünf Process-Design-Rollen werden den Tätigkeiten und Arbeitsbereichen zugeordnet.
3. Schritt 3: Kritische Kombinationen und unnötige Vollberechtigungen werden markiert.
4. Schritt 4: Das Ergebnis wird als Rollenmatrix mit Freigabeverantwortung dokumentiert.

Modul 2: Benutzer anlegen, ändern und kontrollieren

Die vollständige Benutzerverwaltung wird anhand eines standardisierten Onboarding- und Offboarding-Verfahrens aufgebaut.

1. Schritt 1: Pflichtangaben, Sprache und Rolle werden für neue Konten festgelegt.
2. Schritt 2: Konten werden angelegt und anhand eines Kontrollschemas geprüft.
3. Schritt 3: Rollenänderungen, Kennwortzurücksetzung und SSO-Kennzeichnung werden eingeordnet.
4. Schritt 4: Austritte und Funktionswechsel werden mit einer nachvollziehbaren Sperr- und Löschfolge bearbeitet.

Modul 3: Benutzergruppen und organisatorische Zuordnung

Gruppen reduzieren Einzelpflege und schaffen wiederverwendbare Verantwortungsstrukturen.

1. Schritt 1: Benutzergruppen werden nach Fachbereich, Standort oder Governance-Aufgabe geplant.
2. Schritt 2: Mitglieder werden aufgenommen, geprüft und bei Bedarf entfernt.
3. Schritt 3: Gruppen werden mit organisatorischen Einheiten und Verantwortungsattributen abgestimmt.
4. Schritt 4: Namenskonventionen und Verantwortliche für die Gruppenpflege werden verbindlich festgelegt.

Modul 4: Repositories, Zugriffsbeschränkungen und Geltungsbereiche

Die Sichtbarkeit von Inhalten wird auf Repository-, Diagramm- und Objektebene differenziert gestaltet.

1. Schritt 1: Repository-Grenzen werden nach Organisation, Vertraulichkeit und Lebenszyklus festgelegt.
2. Schritt 2: Zugriffsgruppen werden den geschützten Bereichen zugeordnet.
3. Schritt 3: Geltungsbereiche für Benachrichtigungen, Verantwortungen und Veröffentlichungen werden definiert.
4. Schritt 4: Ein Test mit mehreren Rollen prüft, welche Inhalte tatsächlich sichtbar und bearbeitbar sind.

Modul 5: Zentrale Mandanteneinstellungen

Zentrale Einstellungen werden so eingerichtet, dass alle Benutzer mit einheitlichen Vorgaben arbeiten.

1. Schritt 1: Relevante Inhaltssprachen und Standards für die Benutzeroberfläche werden festgelegt.
2. Schritt 2: Suchattribute und Katalogfacetten werden für typische Rechercheaufgaben ausgewählt.
3. Schritt 3: Archivparameter, Erinnerungen und Wiedervorlagen werden an das Governance-Modell angepasst.
4. Schritt 4: CI-Einstellungen, Startdiagramm und Standardfavoriten werden kontrolliert konfiguriert.

Modul 6: Betrieb, Kontrolle und Änderungsverfahren

Zum Abschluss entsteht ein wiederholbares Verfahren für administrative Änderungen.

1. Schritt 1: Änderungsanträge werden nach Risiko, Zuständigkeit und Testbedarf klassifiziert.
2. Schritt 2: Konfigurationen werden zunächst in einer kontrollierten Umgebung geprüft.
3. Schritt 3: Abnahme, Produktivsetzung und Rückfalloption werden dokumentiert.
4. Schritt 4: Regelmäßige Kontrollen für Konten, Rollen, Gruppen und geschützte Inhalte werden terminiert.

Praxisübungen

• Aufbau einer Rollenmatrix für ein Unternehmen mit Prozessmanagement, Fachbereichen und externen Prüfern.
• Einrichtung eines geschützten Repositories einschließlich Testkonten für unterschiedliche Rollen.
• Erstellung einer administrativen Checkliste für Onboarding, Rollenwechsel und Offboarding.

Arbeitsweise

Fachvortrag, Live-Konfiguration, Rollen- und Zugriffstests, administratives Fallbeispiel, Checklistenarbeit und dokumentierte Systemübungen.