Seminar ELO ECM Suite – Anwendergrundlagen im ELO Java Client

Der ELO Java Client bündelt Ablage, Suche, Bearbeitung, Aufgaben und Zusammenarbeit in einer leistungsfähigen Arbeitsoberfläche. Das Seminar vermittelt die Bedienung entlang eines vollständigen Dokumentenprozesses und legt besonderen Wert auf sichere Metadaten, Versionskontrolle und nachvollziehbare Arbeitsweisen.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Oberfläche, Arbeitsbereiche und Navigation sicher verwenden
• Dokumente korrekt ablegen, verschlagworten, bearbeiten und versionieren
• Suchen, Filter und Favoriten für wiederkehrende Aufgaben aufbauen
• Aufgaben, Workflows und Zusammenarbeit regelgerecht bearbeiten

Zielgruppe

Anwendende, Sachbearbeitung, Projektteams, Assistenz, Fachabteilungen und neue Key-User.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in Windows und in der betrieblichen Dokumentenbearbeitung; keine ELO Vorkenntnisse erforderlich.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Anmeldung und Arbeitsoberfläche kennenlernen

1. Anmeldeverfahren und funktionale Rollen unterscheiden
2. My ELO, Menüband, Kacheln und Arbeitsbereiche zuordnen
3. Status-, Vorschau- und Metadatenbereiche zielgerichtet einblenden

Schritt 2: Repository sicher navigieren

1. Ordnerstrukturen, Ansichten und persönliche Kacheln verwenden
2. Einträge öffnen, markieren und in neuen Ansichten prüfen
3. Ablageorte und Verknüpfungen voneinander unterscheiden

Schritt 3: Dokumente ablegen und Metadaten erfassen

1. Dateien per Dialog, Drag-and-drop und Scanprozess übernehmen
2. passende Maske auswählen und Pflichtfelder vollständig erfassen
3. Stichwortlisten, Datumswerte und relationale Felder korrekt verwenden

Schritt 4: Dokumente bearbeiten und versionieren

1. Dokumente auschecken, bearbeiten und wieder einchecken
2. neue Versionen laden und Versionskommentare pflegen
3. Arbeitsversionen vergleichen und Bearbeitung ordnungsgemäß abbrechen

Schritt 5: Suchen und Ergebnisse strukturieren

1. Volltext-, Metadaten- und kombinierte Suchen einsetzen
2. Filter, Suchfavoriten und gespeicherte Suchen aufbauen
3. Trefferlisten sortieren, gruppieren und für Folgearbeiten nutzen

Schritt 6: Zusatzinformationen verwenden

1. Notizen, Randnotizen, Anhänge und Feed-Beiträge unterscheiden
2. Erinnerungen und Wiedervorlagen für persönliche Aufgaben anlegen
3. Berechtigungsabhängigkeiten bei gemeinsamen Einträgen beachten

Schritt 7: Aufgaben und Workflows bearbeiten

1. Aufgabenlisten nach Frist und Priorität organisieren
2. Workflow-Schritte annehmen, weiterleiten und abschließen
3. Vertretungen, Rückfragen und Eskalationen regelgerecht behandeln

Schritt 8: Arbeitsoberfläche personalisieren

1. Kacheln, Favoriten und Menüband an die Rolle anpassen
2. Vorschau-, Dialog- und Metadateneinstellungen sinnvoll setzen
3. persönliche Einstellungen dokumentieren und bei Störungen zurücksetzen

Praxisübungen

• Ablage eines vollständigen Vorgangs mit Maske, Metadaten und Berechtigungsprüfung
• Bearbeitung eines Dokuments über mehrere Versionen
• Aufbau einer gespeicherten Suche mit Filtern
• Bearbeitung eines mehrstufigen Freigabeworkflows

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.