Seminar ELO ECM Suite – Workflow-Design und Prozessautomatisierung

Ein guter Workflow bildet Verantwortung, Entscheidung, Frist und Ausnahme verständlich ab, statt schlechte Abläufe nur schneller zu machen. Das Seminar führt von Prozessanalyse und Workflow-Vorlage über Rollen, Knoten, Bedingungen, Formulare und Eskalationen bis zu Test, Monitoring, Versionierung und Governance.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Prozesse vor der Automatisierung fachlich vereinfachen und abgrenzen
• Ad-hoc-, Standard- und Formular-Workflows passend auswählen
• Rollen, Bedingungen, Fristen, Eskalationen und Fehlerwege vollständig modellieren
• Workflows testen, versionieren, überwachen und kontrolliert ändern

Zielgruppe

Prozessmanagement, ELO Administration, Fachadministration, Workflow-Design und technische Key-User.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse zu ELO Dokumenten, Metadaten, Aufgaben und Berechtigungen.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Prozessauftrag und Ziel definieren

1. Auslöser, Ergebnis, Eigentümer und Kennzahlen festlegen
2. Prozessgrenze und nicht automatisierte Schritte dokumentieren
3. Varianten, Ausnahmen und Abbruchbedingungen erfassen

Schritt 2: Ist-Prozess analysieren und vereinfachen

1. Aktivitäten, Übergaben, Wartezeiten und Medienbrüche aufnehmen
2. unnötige Prüfungen und Schleifen entfernen
3. Sollprozess mit klarer Verantwortlichkeit beschreiben

Schritt 3: Workflow-Typ auswählen

1. Ad-hoc-, Standard- und Formular-Workflow nach Komplexität vergleichen
2. Wiederverwendung, Nachvollziehbarkeit und Änderungsbedarf bewerten
3. technische und fachliche Zuständigkeit festlegen

Schritt 4: Workflow-Vorlage strukturieren

1. Start, Aktivitäten, Entscheidungen und Ende modellieren
2. sprechende Bezeichnungen und dokumentierte Knoten verwenden
3. Prozessdaten und Dokumentkontext festlegen

Schritt 5: Teilnehmende und Rollen zuordnen

1. Benutzer, Gruppen, funktionale Rollen und Organisationseinheiten unterscheiden
2. Vertretung und temporäre Zuständigkeit berücksichtigen
3. Funktionstrennung und Minimalrechte prüfen

Schritt 6: Aufgaben und Benutzerinteraktion gestalten

1. Arbeitsauftrag, erwartete Eingabe und Abschlussbedingung eindeutig formulieren
2. Rückfrage, Rückgabe und Korrektur vollständig abbilden
3. Benachrichtigung ohne unnötige Meldungsflut planen

Schritt 7: Bedingungen und Verzweigungen umsetzen

1. Entscheidungen auf valide Prozess- oder Metadaten stützen
2. Parallelität, Zusammenführung und Standardpfad korrekt modellieren
3. unerwartete Werte in einen kontrollierten Ausnahmeweg leiten

Schritt 8: Fristen und Eskalationen konfigurieren

1. Bearbeitungs- und Gesamtfristen festlegen
2. Erinnerung, Vertretung und Eskalation stufenweise aufbauen
3. Fristkalender und organisatorische Besonderheiten berücksichtigen

Schritt 9: Formulare und Daten einbinden

1. benötigte Felder je Prozessschritt bereitstellen
2. Sichtbarkeit und Bearbeitung nach Rolle steuern
3. Validierung und Datenübergabe zwischen Knoten testen

Schritt 10: Skripte und Erweiterungen begrenzen

1. Standardknoten und Konfiguration bevorzugen
2. Skripte nur für klar abgegrenzte Aufgaben verwenden
3. Fehlerbehandlung, Protokollierung und Upgradefähigkeit berücksichtigen

Schritt 11: Test, Versionierung und Freigabe durchführen

1. Pfad-, Rollen-, Frist-, Grenz- und Fehlerfälle testen
2. laufende Instanzen bei Änderungen berücksichtigen
3. Version, Freigabe und Rückfall dokumentieren

Schritt 12: Monitoring und Governance etablieren

1. laufende, überfällige und fehlerhafte Instanzen überwachen
2. Kennzahlen und Engpässe regelmäßig auswerten
3. Änderungsanträge, Eigentümer und regelmäßige Prozessprüfung festlegen

Praxisübungen

• Aufnahme und Vereinfachung eines realen Freigabeprozesses
• Erstellung einer Workflow-Vorlage mit Rollen und Verzweigungen
• Konfiguration von Frist, Eskalation und Vertretung
• vollständiger Rollen-, Pfad- und Fehlerfalltest

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.