Seminar ELO ECM Suite – Einführung und Einsatzplanung für Entscheider

ECM-Projekte benötigen vor der technischen Umsetzung ein gemeinsames Zielbild für Informationen, Prozesse, Verantwortung und Betrieb. Das Seminar ordnet Nutzen, Architektur, Editionen, Einführungsvorgehen, Sicherheit und Integrationsbedarf so ein, dass belastbare Entscheidungen und realistische nächste Schritte möglich werden.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Nutzen und Grenzen einer ECM-Plattform realistisch bewerten
• Einsatzfelder, Architektur und Betriebsmodelle verständlich einordnen
• Einführungsrisiken, Rollen und Entscheidungspunkte früh erkennen
• eine priorisierte Roadmap mit Pilotumfang und Erfolgskriterien entwickeln

Zielgruppe

Geschäftsführung, Bereichsleitung, Projektauftraggebende, IT-Leitung, Prozessverantwortliche und Einkauf.

Voraussetzungen

Keine technischen Vorkenntnisse erforderlich; hilfreich sind Kenntnisse der eigenen Dokumenten- und Freigabeprozesse.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Ausgangslage und Zielbild klären

1. Informationsprobleme, Medienbrüche und Suchaufwand benennen
2. geschäftliche Ziele und messbare Verbesserungen festlegen
3. nicht verhandelbare Rahmenbedingungen dokumentieren

Schritt 2: ECM-Funktionen einordnen

1. Dokumentenmanagement, Archivierung, Suche, Workflow, Zusammenarbeit und Integration abgrenzen
2. Standardfunktion und kundenspezifische Anpassung unterscheiden
3. Nutzen nach Fachbereich und Prozess bewerten

Schritt 3: Produkt- und Betriebsarchitektur verstehen

1. ELOprofessional, ELOenterprise und ergänzende Module nach Größenordnung einordnen
2. Server, Repository, Clients und Integrationen auf Managementebene zuordnen
3. On-Premises-, Rechenzentrums- und Cloudbetrieb vergleichen

Schritt 4: Prozesse und Informationen priorisieren

1. Dokumentarten, Akten und Freigaben nach Nutzen und Umsetzbarkeit bewerten
2. Pilotprozess mit klarer Abgrenzung auswählen
3. Abhängigkeiten zu ERP, Microsoft 365 und weiteren Fachsystemen erfassen

Schritt 5: Governance, Sicherheit und Compliance festlegen

1. Dateneigentum, Rollen und Berechtigungsverantwortung zuordnen
2. Aufbewahrung, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Notfallvorsorge berücksichtigen
3. Entscheidungs- und Freigabegremien definieren

Schritt 6: Roadmap und Projektauftrag erstellen

1. Phasen für Analyse, Pilot, Migration, Rollout und Betrieb planen
2. Ressourcen, Schulung und Veränderungsmanagement einbeziehen
3. Erfolgskriterien, Risiken und nächste Entscheidungen dokumentieren

Praxisübungen

• Bewertung ausgewählter ECM-Anwendungsfälle anhand einer Nutzen-Risiko-Matrix
• Entwurf eines Pilotumfangs mit Abgrenzung und Erfolgskriterien
• Erstellung einer rollenbasierten Einführungsroadmap

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.