Seminar ELO ECM Suite – Intensivseminar Workflow, Formulare und Automatisierung

Dieses Intensivseminar bündelt die Einzelseminare zu Workflow, Formularen, ELO Flows, ELO Automation Services und automatisierter Dokumentenerfassung. Ein realer Fachprozess wird analysiert, vereinfacht, modelliert, mit Formulardaten angereichert, an Drittsysteme angebunden, überwacht und kontrolliert in den Betrieb übergeben.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Geschäftsprozesse vor der Automatisierung strukturiert analysieren und vereinfachen
• Workflows, Formulare, Flows und ELOas nach Aufgabe und Lebenszyklus auswählen
• Dokumenterfassung, Entscheidungen, Integrationen, Fristen und Fehlerwege zu einem robusten Prozess verbinden
• Tests, Monitoring, Versionierung, Governance und Betriebsübergabe vollständig organisieren

Zielgruppe

Prozessmanagement, Workflow-Design, ELO Fach- und Systemadministration, Automatisierung, Integration und technische Key-User.

Voraussetzungen

Gute Kenntnisse zu ELO Dokumenten, Metadaten, Rollen und Berechtigungen; logisches Prozessverständnis und grundlegende Scriptingkenntnisse sind hilfreich.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Automatisierungsauftrag definieren

1. Auslöser, Ziel, Prozessgrenze, Eigentümer und Kennzahlen festlegen
2. Dokumente, Daten, Systeme und beteiligte Rollen erfassen
3. Risiken, Datenschutz und nicht automatisierbare Entscheidungen dokumentieren

Schritt 2: Ist-Prozess aufnehmen und vereinfachen

1. Aktivitäten, Übergaben, Wartezeiten und Medienbrüche erfassen
2. unnötige Prüfungen, Schleifen und Doppelpflege entfernen
3. Sollprozess mit Normal-, Ausnahme- und Abbruchpfad beschreiben

Schritt 3: Technologieentscheidung treffen

1. ELO Workflow, Formularworkflow, ELO Flows, ELOas und Importmechanismen abgrenzen
2. Konfiguration, Scripting und externe Integration vergleichen
3. Wartung, Last, Fehlerbehandlung und Upgradefähigkeit bewerten

Schritt 4: Workflow-Vorlage modellieren

1. Start, Aufgaben, Entscheidungen, Parallelität, Zusammenführung und Ende strukturieren
2. sprechende Knoten, Prozessdaten und Dokumentkontext verwenden
3. Rollen, Gruppen, Vertretung und Funktionstrennung zuordnen

Schritt 5: Aufgaben, Fristen und Eskalationen gestalten

1. Arbeitsauftrag, Eingabe und Abschlussbedingung eindeutig formulieren
2. Bearbeitungs- und Gesamtfristen festlegen
3. Erinnerung, Vertretung, Eskalation und kontrollierten Abbruch abbilden

Schritt 6: Formulare und Datenmodell entwickeln

1. Felder und Datentypen aus dem Prozess ableiten
2. Sichtbarkeit, Bearbeitbarkeit und Pflichtwerte je Rolle festlegen
3. Formularwerte mit Metadaten, Workflowdaten und Folgeschritten verbinden

Schritt 7: Validierung und Formularlogik umsetzen

1. Eingaben client- und serverseitig prüfen
2. abhängige Felder und dynamische Bereiche kontrolliert steuern
3. Fehlertexte, Korrekturweg und Datenübergabe vollständig testen

Schritt 8: ELO Flows entwerfen

1. Trigger, Komponenten, Verbindungen und Laufzeitkontext definieren
2. Standardkomponenten und wiederverwendbare Teilprozesse einsetzen
3. Authentifizierung, Variablen, Fehlerpfade und Wiederholung konfigurieren

Schritt 9: ELOas regelbasiert einsetzen

1. geeignete serverseitige Ereignisse und Zeitpläne auswählen
2. Regeln, Status und Verarbeitungsschritte nachvollziehbar strukturieren
3. Mehrfachverarbeitung, Sperren, Fehler und Wiederanlauf berücksichtigen

Schritt 10: Dokumenterfassung automatisieren

1. Scan, OCR, E-Mail, Dropzone und Import als Prozessauslöser bewerten
2. Metadatengewinnung und Qualitätsgrenzen festlegen
3. unsichere Ergebnisse in eine manuelle Nachbearbeitung leiten

Schritt 11: Drittsysteme anbinden

1. Datenhoheit, Schlüssel, Ereignis und Synchronisationsrichtung bestimmen
2. Mapping, Transformation und technische Authentifizierung umsetzen
3. Timeout, Dublette, Wiederholung und fachlichen Fehlerfall behandeln

Schritt 12: Entscheidungsregeln und KI-Unterstützung einbauen

1. regelbasierte Entscheidung und menschliche Freigabe sauber trennen
2. KI-gestützte Vorschläge nur für geeignete Prozessschritte verwenden
3. Berechtigung, Ergebnisprüfung und nachvollziehbare Übersteuerung sicherstellen

Schritt 13: Tests systematisch durchführen

1. Pfad-, Rollen-, Frist-, Daten-, Integrations- und Fehlerfälle definieren
2. Massendaten, Wiederholung und Wiederanlauf prüfen
3. Akzeptanzkriterien und Regressionstest für spätere Änderungen festhalten

Schritt 14: Monitoring und Fehlerbehandlung etablieren

1. laufende, überfällige und fehlerhafte Instanzen überwachen
2. Logs, Kennzahlen und technische Warteschlangen korrelieren
3. Korrektur, Wiederholung, Eskalation und Ursachenanalyse standardisieren

Schritt 15: Versionierung und Governance organisieren

1. Vorlagen, Formulare, Flows, Regeln und Skripte gemeinsam versionieren
2. laufende Instanzen und Abhängigkeiten bei Änderungen berücksichtigen
3. Freigabe, Rückfall, Eigentümer und regelmäßige Prozessprüfung festlegen

Schritt 16: Integrierten Prozess produktionsreif übergeben

1. Eingangsdokument, Formular, Workflow, Flow und Fachsystem zu einem Ablauf verbinden
2. Normal-, Ausnahme- und Störungsfall Ende zu Ende abnehmen
3. Betriebsanweisung, Supportdiagnose und Änderungsverfahren dokumentieren

Praxisübungen

• Modellierung eines mehrstufigen Fachprozesses mit Rollen und Eskalation
• Entwicklung eines dynamischen Formulars mit Validierung
• Aufbau eines ELO Flow mit externer Datenübergabe und Fehlerpfad
• Einbindung eines automatisierten Dokumenteingangs
• vollständiger Ende-zu-Ende-, Wiederanlauf- und Abnahmetest

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.