Seminar ELO ECM Suite – ELO Spaces und Teamroom

Projekt- und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit benötigt klar abgegrenzte Räume, Rollen und Lebenszyklen. Das Seminar zeigt, wie ELO Spaces für strukturierte Arbeitsbereiche und ELO Teamroom für kontrollierte externe Zusammenarbeit geplant, eingerichtet, genutzt und geordnet abgeschlossen werden.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Zusammenarbeitsszenarien in geeignete Räume und Rollen übersetzen
• ELO Spaces strukturiert konfigurieren und betreiben
• externe Zusammenarbeit mit ELO Teamroom kontrolliert organisieren
• Berechtigung, Übergabe, Archivierung und Abschluss verbindlich regeln

Zielgruppe

Projektteams, Key-User, Fachadministration, ELO Administration, Collaboration Management und Informationssicherheit.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse zu ELO Repository, Metadaten und Berechtigungen.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Zusammenarbeitsszenario abgrenzen

1. interne Projekte, Arbeitsgruppen und externe Partner unterscheiden
2. Inhalte, Laufzeit, Verantwortliche und Vertraulichkeit erfassen
3. Erfolgskriterien und Abschlusszustand festlegen

Schritt 2: Spaces-Konzept einordnen

1. Arbeitsräume, Inhalte, Rollen und paketbasierte Funktionen zuordnen
2. Unterschiede zur dauerhaften Repository-Ablage herausarbeiten
3. Namens-, Struktur- und Eigentümerregeln definieren

Schritt 3: Space vorbereiten und anlegen

1. Vorlage und benötigte Metadaten auswählen
2. Mitglieder, Rollen und Startstruktur festlegen
3. Berechtigungen mit Positiv- und Negativtests prüfen

Schritt 4: Inhalte und Zusammenarbeit organisieren

1. Dokumente, Aufgaben und Informationen im Raum strukturieren
2. Versionierung, Kommentare und Status sinnvoll einsetzen
3. verbindliche Ablage und temporäre Arbeitsstände unterscheiden

Schritt 5: ELO Teamroom planen

1. externe Organisationen, Personen und Vertragsgrenzen erfassen
2. Freigabeverfahren und zulässige Inhalte festlegen
3. Einladung, Laufzeit und Verantwortlichkeit dokumentieren

Schritt 6: Externe Zusammenarbeit durchführen

1. Inhalte kontrolliert bereitstellen und bearbeiten
2. Änderungen, Versionen und Aktivitäten nachvollziehen
3. Zugriff bei Rollenwechsel oder Projektende entziehen

Schritt 7: Sicherheit und Governance absichern

1. Vertraulichkeit, Datenschutz und Aufbewahrung berücksichtigen
2. regelmäßige Mitglieder- und Berechtigungsprüfung durchführen
3. Ausnahmen und Datenübernahmen dokumentieren

Schritt 8: Raum abschließen und übergeben

1. offene Aufgaben, Arbeitsstände und Entscheidungen prüfen
2. endgültige Dokumente in vorgesehene Repository-Struktur übernehmen
3. Raum archivieren, sperren oder entfernen und Abschluss dokumentieren

Praxisübungen

• Entwurf eines Space für ein internes Projekt
• Konfiguration von Rollen und Berechtigungen mit Testfällen
• Planung eines Teamroom für externe Projektpartner
• Durchführung einer geordneten Abschluss- und Übergabeprüfung

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.