Seminar ELO ECM Suite – Dokumentenerfassung, OCR, Smart Input, E-Mail und Import

Eingehende Dokumente müssen unabhängig vom Kanal vollständig, richtig klassifiziert und kontrolliert im Repository ankommen. Das Seminar verbindet Scan, Barcode, OCR, Textreader, ELO Smart Input, DocXtractor, E-Mail-Ablage, Dropzone und strukturierte Importwege zu einem qualitätsgesicherten Erfassungsprozess.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Erfassungskanäle und Qualitätsanforderungen fachlich abgrenzen
• Scan-, OCR-, Smart-Input-, E-Mail- und Importprozesse passend konfigurieren
• Metadatengewinnung, Dublettenbehandlung und Fehlerwege robust gestalten
• einen durchgängigen Erfassungsprozess mit messbarer Qualität betreiben

Zielgruppe

Posteingang, Digitalisierung, ELO Administration, Fachadministration, Prozessmanagement und Integration.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse zu Dokumenttypen, Metadaten, Repository-Strukturen und ELO Administration.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Eingangskanäle und Dokumentklassen erfassen

1. Papier, Dateiablage, E-Mail, Fachanwendung und Massendaten unterscheiden
2. Dokumentarten, Volumen, Fristen und Qualitätsziele dokumentieren
3. manuelle Prüf- und Ausnahmefälle festlegen

Schritt 2: Scanarbeitsplätze konfigurieren

1. Scanner, Profile, Auflösung, Farbe und Duplex passend einstellen
2. Trennseiten, Stapel und Seitenreihenfolge kontrollieren
3. Nachbearbeitung und Qualitätskontrolle standardisieren

Schritt 3: Barcode- und Trennlogik einsetzen

1. Barcodearten und Positionen festlegen
2. Dokumenttrennung und Metadatenübernahme testen
3. Fehlablesungen und unvollständige Stapel abfangen

Schritt 4: OCR und Textreader einrichten

1. Volltext-, Zeichenerkennungs- und Vorschauprozesse zuordnen
2. Sprachen, Dateiformate und Qualitätsgrenzen berücksichtigen
3. Erkennungsresultate mit repräsentativen Dokumenten prüfen

Schritt 5: Metadaten automatisiert gewinnen

1. Feldwerte aus Text, Barcode oder Vorsystem übernehmen
2. Validierung, Pflichtfelder und Stichwortlisten einbinden
3. unsichere Ergebnisse in eine kontrollierte Nachbearbeitung leiten

Schritt 6: Smart Input und DocXtractor einsetzen

1. eingehende und Zielordner sowie Extraktionsauftrag festlegen
2. erkannte Beträge, Adressen, Datumswerte und weitere Felder gegen Qualitätsgrenzen prüfen
3. unsichere Vorschläge bestätigen, korrigieren oder in eine geregelte Nachbearbeitung leiten

Schritt 7: E-Mail-Ablage gestalten

1. Postfächer, Nachrichten, Anhänge und Konversationen fachlich abgrenzen
2. Metadaten aus Absender, Betreff und Geschäftskontext ableiten
3. Dubletten, Aufbewahrung und Datenschutz berücksichtigen

Schritt 8: Dropzone und überwachte Verzeichnisse nutzen

1. Ablageregeln für Dateinamen, Ordner und Dateitypen definieren
2. Fehler- und Quarantäneverzeichnisse einrichten
3. Verarbeitung wiederholbar und idempotent gestalten

Schritt 9: Strukturierte Importe durchführen

1. XML- und Massendatenimporte vorbereiten
2. Mapping von Struktur, Metadaten, Dokumenten und Berechtigungen festlegen
3. Probelauf, Mengenprüfung und Wiederanlauf planen

Schritt 10: Dubletten und Versionen behandeln

1. fachliche Dublettenregel und technische Prüfkriterien definieren
2. neue Ablage, neue Version oder Verknüpfung bewusst auswählen
3. Entscheidung und Ausnahme nachvollziehbar protokollieren

Schritt 11: Qualität und Betrieb überwachen

1. Fehlerquoten, Durchlaufzeiten und Nachbearbeitungsvolumen messen
2. Warteschlangen und Protokolle regelmäßig kontrollieren
3. Korrektur, Wiederholung und Eskalation als Betriebsprozess dokumentieren

Praxisübungen

• Aufbau eines Scanprofils mit Trennung und OCR
• Konfiguration von Smart Input mit kontrollierter Nachbearbeitung
• Konfiguration einer E-Mail-Ablageregel mit Metadatenübernahme
• Durchführung eines strukturierten Testimports
• Entwurf eines Qualitäts- und Fehlerbehandlungsprozesses

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.