Seminar ELO ECM Suite – Dokumentenmanagement, Versionierung und Zusammenarbeit

Geregeltes Dokumentenmanagement verbindet eindeutige Ablage, vollständige Metadaten, kontrollierte Versionen und abgestimmte Zusammenarbeit. Das Seminar zeigt den gesamten Lebenszyklus vom Eingang über Bearbeitung und Freigabe bis zu Suche, Aufbewahrung und geordnetem Abschluss.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Ablagestrukturen und Metadaten aus fachlichen Anforderungen ableiten
• Dokumentversionen und Bearbeitungssperren sicher handhaben
• Zusammenarbeit mit Aufgaben, Feed, Notizen und Freigaben organisieren
• Dokumentlebenszyklen, Aufbewahrung und Löschung nachvollziehbar steuern

Zielgruppe

Anwendende, Fachabteilungen, Projektteams, Dokumentenverantwortliche, Qualitätsmanagement und Key-User.

Voraussetzungen

Grundlegende Bedienkenntnisse in ELO Java Client oder ELO Web Client.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Dokumentarten und Lebenszyklus bestimmen

1. Dokumentklassen, Verantwortliche und Statuswerte festlegen
2. Eingang, Bearbeitung, Freigabe, Nutzung und Abschluss beschreiben
3. Aufbewahrungs- und Löschanforderungen früh berücksichtigen

Schritt 2: Ablagestruktur sinnvoll nutzen

1. Akten-, Vorgangs- und thematische Strukturen unterscheiden
2. eindeutige Ablageorte und Verknüpfungen definieren
3. Benennung und Ordnungskriterien vereinheitlichen

Schritt 3: Metadaten qualitätsgesichert erfassen

1. Masken und Pflichtfelder passend auswählen
2. kontrollierte Werte, Datumsangaben und Beziehungen verwenden
3. Metadatenänderungen und Verantwortlichkeit nachvollziehen

Schritt 4: Bearbeitung und Sperren steuern

1. schreibgeschütztes Öffnen, Auschecken und Onlinebearbeitung unterscheiden
2. Sperrzustände kontrollieren und Konflikte vermeiden
3. Bearbeitungsabschluss mit Prüfung und Kommentar durchführen

Schritt 5: Versionen verwalten

1. Arbeitsversionen und frühere Versionen anzeigen
2. neue Versionen mit verständlichen Kommentaren einspielen
3. nicht löschbare Versionen und Wiederherstellung fachlich einordnen

Schritt 6: Zusatzinformationen und Kommunikation einsetzen

1. Anhänge, Notizen, Randnotizen und Feed passend verwenden
2. fachliche Diskussion vom Dokumentinhalt trennen
3. Berechtigungen und Sichtbarkeit der Informationen prüfen

Schritt 7: Aufgaben und Freigaben organisieren

1. Wiedervorlagen, Ad-hoc-Aufgaben und Workflows unterscheiden
2. Fristen, Verantwortlichkeit und Vertretung festlegen
3. Freigabeentscheidung und Rückfrage nachvollziehbar dokumentieren

Schritt 8: Suchen, aufbewahren und abschließen

1. Volltext- und Metadatensuche für abgeschlossene Vorgänge nutzen
2. Status, Aufbewahrungsfrist und Löschprüfung kontrollieren
3. Stichproben und Kennzahlen zur Dokumentenqualität festlegen

Praxisübungen

• Aufbau eines vollständigen Dokumentenlebenszyklus für einen Beispielvorgang
• Bearbeitung und Vergleich mehrerer Dokumentversionen
• Durchführung einer Freigabe mit Rückfrage und Vertretung
• Qualitätsprüfung von Ablage, Metadaten und Abschlussstatus

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.