Seminar ELO ECM Suite – Intensivseminar Anwender, Key-User und Zusammenarbeit

Dieses Intensivseminar bündelt die anwendungs- und fachadministrativen Einzelseminare zu einem vollständigen Arbeits- und Einführungspfad. Java Client, Web Client, Dokumentenmanagement, Metadaten, Suche, Zusammenarbeit, Aufgaben, Workflows, Microsoft 365, Spaces, Teamroom, KI-Funktionen und Key-User-Aufgaben werden in einem durchgängigen Geschäftsvorgang verbunden.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• die ELO Clients rollenbezogen und sicher bedienen
• Dokumente, Metadaten, Suche, Versionen und Zusammenarbeit qualitätsgesichert organisieren
• Aufgaben, Workflows, Microsoft-365-Integration, Spaces und KI-Funktionen in Fachprozesse einbinden
• als Key-User Regeln, Tests, Schulung und First-Level-Support verlässlich übernehmen

Zielgruppe

Anwendende mit erweiterten Aufgaben, neue und erfahrene Key-User, Fachadministration, Prozessverantwortliche, Projektteams und Rolloutverantwortliche.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Windows, Webbrowser und Office-Anwendungen; Kenntnisse der eigenen Fachprozesse sind erforderlich.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: Rollen und Arbeitsweisen festlegen

1. Anwender-, Key-User-, Fachadministrations- und Supportaufgaben abgrenzen
2. fachliche Qualitätsregeln und Verantwortlichkeiten definieren
3. Lern- und Praxisfall für die fünf Seminartage vorbereiten

Schritt 2: Java Client sicher bedienen

1. Arbeitsbereiche, Navigation, Vorschau und Metadaten verwenden
2. Dokumente ablegen, bearbeiten, versionieren und suchen
3. Aufgaben, Feed, Wiedervorlagen und Personalisierung anwenden

Schritt 3: Web Client sicher bedienen

1. browserbasierte Arbeitsbereiche und lokale Hilfsfunktionen einordnen
2. Ablage, Onlinebearbeitung, Suche und Aufgaben durchführen
3. clientübergreifende Unterschiede und Supporthinweise dokumentieren

Schritt 4: Ablage- und Vorgangsstrukturen gestalten

1. Dokumentarten, Akten, Vorgänge und Referenzen fachlich unterscheiden
2. eindeutige Ablageregeln und Benennungen festlegen
3. vollständige Aktenbildung und Vermeidung von Mehrfachablage prüfen

Schritt 5: Metadatenqualität sichern

1. Masken, Felder, Stichwortlisten und Pflichtwerte aus Anwendersicht bewerten
2. Eingaberegeln und Plausibilitätsprüfungen anwenden
3. Fehlerbestände erkennen und kontrolliert korrigieren

Schritt 6: Suchen und Arbeitslisten aufbauen

1. Volltext-, Metadaten- und kombinierte Suche verwenden
2. Filter, Favoriten und gespeicherte Sichten für Rollen erstellen
3. Trefferlisten für Kontrolle, Vertretung und Folgeprozesse nutzen

Schritt 7: Versionierung und Zusammenarbeit steuern

1. Bearbeitungssperren, Versionen und gemeinsame Bearbeitung unterscheiden
2. Feed, Notizen, Anhänge, Erinnerungen und Freigaben einsetzen
3. Nachvollziehbarkeit, Datenschutz und Rollenrechte beachten

Schritt 8: Aufgaben und Workflows bearbeiten

1. Arbeitsaufträge, Fristen und Prioritäten organisieren
2. Freigabe, Rückfrage, Rückgabe, Vertretung und Eskalation durchführen
3. Fehler- und Ausnahmefälle vollständig dokumentieren

Schritt 9: Microsoft 365 und Teams integrieren

1. Office-Dokumente aus dem Geschäftskontext öffnen und speichern
2. Teams-, OneDrive- und Synchronisationsszenarien fachlich abgrenzen
3. Metadaten, Versionierung und Berechtigungen bei gemeinsamer Bearbeitung prüfen

Schritt 10: Spaces und Teamroom verwenden

1. kollaborative Räume, Mitglieder, Rollen und Inhalte strukturieren
2. interne und externe Zusammenarbeit kontrolliert organisieren
3. Lebenszyklus, Übergabe, Archivierung und Abschluss festlegen

Schritt 11: KI-Funktionen verantwortbar einsetzen

1. ELO Assistant, intelligente Suche und unterstützte Aktionen einordnen
2. geeignete Aufgaben und notwendige menschliche Prüfung festlegen
3. Berechtigungen, vertrauliche Inhalte, Ergebnisprüfung und Dokumentation beachten

Schritt 12: Fachliche Anforderungen aufnehmen

1. Problem, Ziel, Rolle, Daten und Prozessschritt strukturiert erfassen
2. Standardfunktion, Konfiguration und Entwicklung unterscheiden
3. Akzeptanzkriterien und repräsentative Prüffälle formulieren

Schritt 13: Tests und Abnahmen durchführen

1. Normal-, Grenz-, Rollen- und Fehlerfälle vorbereiten
2. Ablage, Suche, Rechte, Workflow und Integration Ende zu Ende prüfen
3. Abweichungen reproduzierbar dokumentieren und nachtesten

Schritt 14: Schulung und First-Level-Support organisieren

1. rollenbezogene Kurzanleitungen und Übungsfälle erstellen
2. Supportfall qualifizieren und bekannte Lösungen anwenden
3. Eskalationsinformationen vollständig an Administration oder Entwicklung übergeben

Schritt 15: Integrierten Geschäftsvorgang bearbeiten

1. einen Vorgang über Erfassung, Ablage, Suche, Bearbeitung und Freigabe führen
2. Microsoft 365, Zusammenarbeit und KI-Unterstützung kontrolliert einbinden
3. fachliche Qualität, Rechte und Nachvollziehbarkeit abschließend prüfen

Praxisübungen

• Bearbeitung eines vollständigen Vorgangs im Java und Web Client
• Aufbau einer rollenbezogenen Ablage-, Metadaten- und Suchkonvention
• Durchführung eines Workflows mit Vertretung und Eskalation
• Erstellung eines Key-User-Testfalls und einer Kurzanleitung
• Abnahme eines integrierten Zusammenarbeitsprozesses

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.