Seminar ELO ECM Suite – Kompaktseminar Grundlagen, Dokumente und Prozesse

Das Kompaktseminar vermittelt die tragenden Arbeitsweisen der ELO ECM Suite in einem zusammenhängenden Praxisfall. Es verbindet Clientbedienung, Ablage, Metadaten, Suche, Versionierung, Zusammenarbeit, Aufgaben und einfache Prozesssteuerung und schafft damit eine belastbare gemeinsame Grundlage für Anwender, Key-User und Projektbeteiligte.

Inhaltsverzeichnis

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• die ELO System- und Clientlandschaft auf Arbeitsebene sicher einordnen
• Dokumente vollständig ablegen, finden, bearbeiten und versionieren
• Zusammenarbeit, Aufgaben und einfache Workflows nachvollziehbar durchführen
• fachliche Anforderungen in eine konsistente Ablage- und Prozessstruktur übertragen

Zielgruppe

Anwendende, neue Key-User, Fachabteilungen, Projektteams und Mitarbeitende in Einführungs- oder Rolloutprojekten.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Windows oder einem aktuellen Webbrowser; keine ELO Vorkenntnisse erforderlich.

Seminarinhalte

Die folgenden Arbeitsschritte werden nacheinander vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Schritt 1: ECM-Grundlagen und Systemlandschaft einordnen

1. Zweck von Enterprise Content Management und Repository erklären
2. Java Client, Web Client, Desktop Client und ergänzende Module abgrenzen
3. Rollen von Anwendern, Key-Usern und Administration unterscheiden

Schritt 2: Arbeitsoberfläche und Navigation beherrschen

1. Anmeldung, Startansicht und Arbeitsbereiche sicher verwenden
2. Baum, Kacheln, Vorschau, Metadaten und Feed passend einsetzen
3. Favoriten und persönliche Ansichten für wiederkehrende Aufgaben einrichten

Schritt 3: Ablagestrukturen verstehen

1. Ordner, Dokumente, Referenzen und Verknüpfungen unterscheiden
2. fachliche Akten- und Vorgangsstrukturen nachvollziehen
3. Ablageorte anhand eindeutiger Regeln auswählen

Schritt 4: Dokumente erfassen und ablegen

1. Dateien, Scans und E-Mails in einen kontrollierten Eingang übernehmen
2. passende Maske auswählen und Pflichtfelder vollständig erfassen
3. Ablage, Berechtigung und Dokumentstatus nach dem Speichern prüfen

Schritt 5: Metadaten qualitätsgesichert pflegen

1. Feldtypen, Stichwortlisten und Datumswerte korrekt verwenden
2. einheitliche Benennung und Wertebereiche anwenden
3. Fehleingaben erkennen, korrigieren und dokumentieren

Schritt 6: Suchen und Trefferlisten nutzen

1. Volltext-, Metadaten- und kombinierte Suche unterscheiden
2. Filter, Suchfavoriten und gespeicherte Sichten aufbauen
3. Treffer sortieren, gruppieren und in die Folgearbeit überführen

Schritt 7: Dokumente bearbeiten und versionieren

1. Auschecken, Bearbeiten und Einchecken regelgerecht durchführen
2. Versionskommentare und Arbeitsversionen nachvollziehbar pflegen
3. Sperren, Bearbeitungsabbrüche und konkurrierende Änderungen behandeln

Schritt 8: Zusammenarbeit organisieren

1. Feed, Notizen, Anhänge, Erinnerungen und Wiedervorlagen passend auswählen
2. gemeinsame Dokumentbearbeitung und Verantwortlichkeiten abstimmen
3. Berechtigungen und Datenschutz bei Zusammenarbeit beachten

Schritt 9: Aufgaben und Workflows bearbeiten

1. Aufgaben nach Frist, Priorität und Rolle organisieren
2. Freigabeschritte annehmen, bearbeiten und abschließen
3. Rückfrage, Vertretung, Weiterleitung und Eskalation korrekt verwenden

Schritt 10: Einfachen Prozess fachlich entwerfen

1. Auslöser, Ergebnis, Rollen und Bearbeitungsschritte erfassen
2. Metadaten und Entscheidungen als Prozessgrundlage festlegen
3. Normalfall und wesentliche Ausnahmefälle dokumentieren

Schritt 11: Qualität und Supportfähigkeit sichern

1. Ablage-, Such- und Prozessfehler systematisch reproduzieren
2. aussagekräftige Fehlerbeschreibung und Prüfnachweis erstellen
3. persönliche Arbeitsstandards und fachliche Regeln in einer Checkliste festhalten

Schritt 12: Durchgängigen Praxisfall abschließen

1. einen Vorgang vom Eingang bis zur Freigabe bearbeiten
2. Suche, Versionierung und Zusammenarbeit in den Ablauf integrieren
3. Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit anhand definierter Kriterien prüfen

Praxisübungen

• Aufbau und Bearbeitung einer vollständigen digitalen Vorgangsakte
• Ablage mehrerer Dokumentarten mit kontrollierten Metadaten
• Einrichtung einer gespeicherten Suche und persönlicher Arbeitsansicht
• Durchführung eines einfachen Freigabeprozesses mit Ausnahmefall

Methodik

Trainerinput, Demonstrationen, geführte Konfiguration, praktische Übungen am System, Prüflisten, Fehleranalysen und gemeinsame Auswertung. Jeder Arbeitsschritt wird an einer Übungsumgebung nachvollzogen und mit einem prüfbaren Arbeitsstand abgeschlossen.